# EPSO AST3 in gestione di atti e archivi: EPSO/AST/158/26

URL: https://epsometro.com/it/guias/epso-ast-158-26-archivos · Aggiornata il 2026-10-16

Il settore «Gestione di atti e archivi» del concorso EPSO/AST/158/26 offre 298 posti per assistenti AST3 nelle istituzioni dell’UE. Le candidature si chiudono l’11 novembre 2026 alle ore 12.00, ora di Bruxelles, e non puoi candidarti anche per dati e statistica o per la biblioteconomia. Ti serve un diploma post-secondario di almeno due anni in archivistica, gestione documentale, documentazione, informatica umanistica, storia o patrimonio culturale (oppure in giurisprudenza, economia aziendale o scienze sociali con una specializzazione in questi ambiti) più tre anni di esperienza, oppure un’istruzione secondaria più sei anni. Solo la prova di specializzazione di 30 domande classifica i candidati; le prove di ragionamento e l’elaborato vanno solo superati.

- Bando di concorso: EPSO/AST/158/26, settore 3, Gazzetta ufficiale C/2026/4963 del 6 ottobre 2026
- Grado: AST3, assistenti
- Posti: 298 (gli altri due settori ne hanno 423 e 243)
- Candidature: Fino all’11 novembre 2026, ore 12.00, ora di Bruxelles, con la copia della carta d’identità o del passaporto
- Documenti giustificativi: Entro l’11 marzo 2027, ore 12.00, ora di Bruxelles
- Requisiti: Diploma post-secondario di almeno 2 anni in un ambito ammesso e 3 anni di esperienza, oppure diploma di istruzione secondaria e 6 anni
- Prove: Ragionamento · prova di specializzazione, 30 domande in 40 min · elaborato (EUFTE), 40 min
- Cosa conta per la graduatoria: Solo la prova di specializzazione, con soglia 15/30
- Candidati verificati: In linea di principio non più di 1,5 volte i posti: circa 447

## Che cos’è il settore di gestione di atti e archivi di EPSO/AST/158/26?

Il concorso EPSO/AST/158/26, pubblicato il 6 ottobre 2026 (Gazzetta ufficiale C/2026/4963), serve a costituire elenchi di riserva di **assistenti di grado AST3** in tre settori. Il settore 3 è **gestione di atti e archivi**, con 298 posti; gli altri sono [dati e statistica](/guias/epso-ast-158-26-estadistica), con 423, e [biblioteconomia](/guias/epso-ast-158-26-biblioteconomia), con 243. Puoi candidarti per un solo settore. La [guida all’intero concorso](/guias/epso-ast-158-26) spiega ciò che i tre hanno in comune.

L’allegato II del bando, «Mansioni tipiche», elenca 12 funzioni, svolte «in linea con le pertinenti norme internazionali» e sotto la supervisione degli amministratori. Raggruppate, seguono un documento dalla sua creazione fino all’archivio:

| Ambito | Che cosa chiede il bando |
| --- | --- |
| Politiche | Sviluppo, attuazione e monitoraggio delle politiche di gestione dei documenti e degli archivi |
| Controlli | Sistemi di classificazione, sistemi di metadati e piani di conservazione (le regole sui tempi di conservazione) |
| Ciclo di vita | Gestione dei documenti in ogni fase nei sistemi pertinenti, con curatela e conservazione digitale; decidere quali documenti acquisire e per quanto tempo conservarli |
| Sistemi | Requisiti tecnici dei sistemi per documenti e archivi, collaudo, rollout e migrazioni |
| Descrizione | Descrizione degli archivi selezionati per la conservazione permanente: inventari, strumenti di ricerca e guide |
| Sicurezza e accesso | Gestione del rischio degli ambienti di archiviazione e continuità operativa; controlli di accesso, contrassegni di riservatezza e requisiti di sicurezza; richieste di informazioni interne ed esterne |
| Supporto | Orientamento e formazione del personale, sensibilizzazione sulla gestione documentale |

## Chi può candidarsi per la gestione di atti e archivi?

Oltre alla cittadinanza dell’UE e a due lingue dell’UE (una a livello C1, un’altra a livello B2), all’11 novembre 2026 devi soddisfare uno di questi due percorsi:

- **Studi post-secondari di almeno due anni** con un diploma in un ambito ammesso, seguiti da **almeno tre anni** di esperienza pertinente acquisita dopo quel diploma. Vale anche un diploma post-laurea o un master in un ambito ammesso, conseguito dopo una laurea in qualsiasi materia.
- **Istruzione secondaria che dà accesso agli studi post-secondari,** seguita da **almeno sei anni** di esperienza pertinente acquisita dopo il diploma.

Gli ambiti ammessi sono scienze archivistiche o gestione di atti; scienza o gestione delle informazioni o della documentazione; informatica umanistica; storia; e patrimonio culturale o digitale. Vale anche un diploma in **studi aziendali, dell’amministrazione o dell’organizzazione, giurisprudenza, linguistica o letteratura, relazioni internazionali o scienze sociali**, ma solo se gli studi comprendevano una specializzazione in uno di quei cinque ambiti: una laurea in giurisprudenza da sola non basta, una laurea in giurisprudenza con una specializzazione in archivistica sì.

L’esperienza conta solo se corrisponde alle **funzioni dell’allegato II** di questo settore, senza un elenco aggiuntivo di ambiti. La gestione documentale in un’azienda o in un’amministrazione conta quanto il lavoro in un archivio storico, se i compiti corrispondono. Se ti basi sul percorso post-secondario, ti serve anche una dichiarazione dell’istituto di istruzione che attesti la durata legale del corso di studi.

## Quali sono le prove?

Tutte le prove si svolgono a distanza e sotto sorveglianza. Sono invitati tutti i candidati che presentano la candidatura entro il termine.

| Prova | Lingua | Domande e tempo | Soglia | Funzione |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Ragionamento verbale | Lingua 1 | 20 in 35 min | 10/20 | Solo da superare |
| Ragionamento numerico | Lingua 1 | 10 in 20 min | 10/20 insieme all’astratto | Solo da superare |
| Ragionamento astratto | Lingua 1 | 10 in 10 min | 10/20 insieme al numerico | Solo da superare |
| Prova di specializzazione, documenti e archivi | Lingua 2 | 30 in 40 min | 15/30 | Classifica i candidati |
| Elaborato EUFTE | Lingua 2 | 40 min | 5/10 | Solo da superare |

La prova di specializzazione è specifica di questo settore: circa 80 secondi a domanda, nella tua lingua 2. L’elaborato si valuta sulla comunicazione scritta, non sulle conoscenze. Vedi la [guida alle prove di ragionamento](/guias/razonamiento-epso) e la [guida all’EUFTE](/guias/eufte).

## Come si forma l’elenco di riserva?

1. Si correggono prima le prove di ragionamento, e solo per i candidati che hanno sostenuto tutte le prove.
2. Per chi le supera si corregge la prova di specializzazione. Chi ottiene almeno 15/30 viene classificato in base a quel punteggio.
3. Partendo dai primi della graduatoria, un numero limitato di candidati, in linea di principio non più di **1,5 volte i posti**, ottiene la correzione dell’elaborato e la verifica dell’ammissibilità. In questo settore sono circa **447** candidati, più gli eventuali pari merito all’ultimo posto utile.
4. Chi supera l’elaborato ed è ammissibile entra nell’elenco di riserva, in ordine di graduatoria, fino a coprire i 298 posti.

Quindi la prova di specializzazione è l’unico punteggio che conta, e decide perfino chi arriva alla verifica. Prima dell’elenco non c’è nessun colloquio. Vedi [come EPSO valuta le prove](/guias/como-puntua-epso).

## Su che cosa verte la prova di specializzazione in documenti e archivi?

Il bando non pubblica un programma: la prova è un «test a scelta multipla relativo al settore specifico». Il riferimento più vicino è l’**allegato II**, che è anche il metro con cui si misura la tua esperienza e che rinvia alle «pertinenti norme internazionali». Letto funzione per funzione, lascia prevedere domande su:

- **Il ciclo di vita dei documenti:** acquisizione, classificazione, conservazione e scarto, versamento all’archivio.
- **Controlli:** piani di classificazione, schemi di metadati, massimari di scarto e piani di conservazione.
- **Conservazione digitale:** curatela, formati, migrazioni, requisiti dei sistemi di gestione documentale.
- **Descrizione archivistica:** inventari, strumenti di ricerca, livelli di descrizione.
- **Sicurezza e accesso:** contrassegni di riservatezza, controlli di accesso, rischio e continuità operativa, gestione delle richieste di accesso ai documenti.

I riferimenti internazionali abituali per queste funzioni sono la norma ISO 15489 sulla gestione dei documenti, lo standard ISAD(G) sulla descrizione archivistica e il modello di riferimento OAIS (ISO 14721) per la conservazione digitale. Per il contesto dell’UE conviene conoscere due norme, anche se il bando non le cita: il **regolamento (CE) n. 1049/2001**, relativo all’accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni, e il **regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83**, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici delle istituzioni.

## Come prepararsi?

1. **Verifica subito la tua ammissibilità.** Se la tua laurea è in giurisprudenza, economia aziendale, linguistica o scienze sociali, raccogli le prove della tua specializzazione in archivistica o gestione documentale: certificato degli esami, ECTS o tesi. Conta gli anni di esperienza dalla data del diploma su cui ti basi e chiedi la dichiarazione con la durata legale del corso di studi. I documenti vanno presentati entro l’11 marzo 2027, ma una lacuna scoperta a quel punto non si può più colmare.
2. **Non sottovalutare il ragionamento.** Basta superarlo, ma viene per primo. Numerico e astratto condividono un’unica soglia, quindi un astratto forte può compensare un numerico debole.
3. **Dedica la maggior parte del tempo alla prova di specializzazione,** nella tua lingua 2, coprendo entrambi i versanti del settore: i documenti correnti di un’organizzazione e gli archivi storici.
4. **Impara il lessico nella tua lingua 2.** Massimario di scarto, strumento di ricerca o piano di conservazione ti arriveranno in quella lingua.
5. **Abituati allo schermo.** Le prove EPSO si svolgono su [TAO](/guias/tao), con calcolatrice e blocco note sullo schermo: la carta non è ammessa.
6. **Candidati prima dell’ultimo giorno.** La scadenza è l’11 novembre 2026 alle ore 12.00, ora di Bruxelles, ed entro lo stesso termine va caricata anche la copia del documento d’identità.

## Domande frequenti

**Quanti posti in documenti e archivi prevede EPSO/AST/158/26?**

298, di grado AST3. Lo stesso bando prevede 423 posti in dati e statistica e 243 in biblioteconomia, ma ogni candidato può candidarsi per uno solo dei tre settori.

**Posso candidarmi con una laurea in giurisprudenza o in storia?**

La storia è di per sé un ambito ammesso. Giurisprudenza, economia aziendale, linguistica, relazioni internazionali o scienze sociali contano solo se gli studi comprendevano una specializzazione in archivistica, gestione di atti, documentazione, informatica umanistica o patrimonio culturale.

**Quale esperienza conta?**

Solo quella che corrisponde alle funzioni tipiche della gestione di atti e archivi nell’allegato II del bando: politiche documentali, classificazione e piani di conservazione, conservazione digitale, descrizione archivistica, sicurezza e accesso, orientamento del personale. Deve essere stata acquisita dopo il diploma su cui ti basi.

**Quale prova decide la graduatoria?**

La prova di specializzazione: 30 domande in 40 minuti, soglia 15/30, nella tua lingua 2. Le prove di ragionamento e l’elaborato vanno solo superati e non contano per la graduatoria.

**Qual è la scadenza?**

L’11 novembre 2026 alle ore 12.00, ora di Bruxelles, anche per la copia della carta d’identità o del passaporto. Gli altri documenti giustificativi vanno caricati entro l’11 marzo 2027 alle ore 12.00.

**Per quanti candidati si verifica l’ammissibilità?**

In linea di principio non più di 1,5 volte i posti, partendo dai primi della graduatoria della prova di specializzazione: circa 447 in questo settore, più gli eventuali pari merito all’ultimo posto utile.

## Fonti

- Official Journal of the EU, C/2026/4963: Notice of open competition EPSO/AST/158/26 – Assistants (AST 3): data processing, analytics and statistics; librarianship and information science; records and archives management (https://eur-lex.europa.eu/eli/C/2026/4963/oj)
- EPSO: Specialists (Administrators – AD6 to AD9): tests (https://eu-careers.europa.eu/en/help/what-written-test)
- Official Journal of the EU: Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj)
- Official Journal of the EU: Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 concerning the opening to the public of the historical archives of the EEC and Euratom (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/1983/354/oj)