EPSO AST3 en documents et archives : EPSO/AST/158/26

Le concours EPSO/AST/158/26, publié le 6 octobre 2026 (Journal officiel C/2026/4963), sert à constituer des listes de réserve d’assistants AST3 dans trois domaines. Le domaine 3 est la gestion des documents d’activité et des archives, avec 298 places ; les deux autres sont les données et statistiques, avec 423 places, et la bibliothéconomie, avec 243. Vous ne pouvez vous présenter que dans un seul domaine. Le guide de l’ensemble du concours traite de ce que les trois ont en commun.

L’annexe II de l’avis énumère 12 fonctions types, exercées « conformément aux normes internationales pertinentes » et sous la supervision d’administrateurs. Regroupées, elles suivent un document depuis sa création jusqu’aux archives :

Outre la citoyenneté de l’UE et deux langues de l’UE (l’une au niveau C1, une autre au niveau B2), vous devez remplir l’une de ces deux conditions au 11 novembre 2026 :

• Des études post-secondaires d’au moins deux ans, sanctionnées par un diplôme dans une discipline admise, et au moins trois ans d’expérience pertinente acquise après ce diplôme. Un diplôme de troisième cycle ou un master dans une discipline admise, obtenu après une licence dans n’importe quelle matière, compte aussi.
• Un enseignement secondaire donnant accès aux études post-secondaires, et au moins six ans d’expérience pertinente acquise après celui-ci.

Les disciplines admises sont l’archivistique ou la gestion des documents d’activité ; les sciences ou la gestion de l’information ou de la documentation ; les humanités numériques ; l’histoire ; et le patrimoine culturel ou numérique. Un diplôme en gestion, administration ou sciences de l’organisation, droit, linguistique ou lettres, relations internationales ou sciences sociales compte aussi, mais seulement si les études comportaient une spécialisation dans l’une de ces cinq disciplines : un diplôme de droit seul ne suffit pas ; un diplôme de droit avec une spécialisation en archives, si.

L’expérience ne compte que si elle correspond aux fonctions de l’annexe II de ce domaine, sans liste supplémentaire de domaines. La gestion des documents dans une entreprise ou une administration compte autant que le travail dans un service d’archives historiques, si les tâches correspondent. Si vous passez par la voie post-secondaire, il vous faut aussi une attestation de l’établissement indiquant la durée normale du programme.

Toutes les épreuves se passent à distance et sous surveillance. Tous ceux qui posent leur candidature dans les délais sont convoqués.

L’épreuve de spécialité est propre à ce domaine : environ 80 secondes par question, dans votre deuxième langue. L’épreuve écrite est notée sur la communication écrite, pas sur les connaissances. Voir le guide des épreuves de raisonnement et le guide de l’EUFTE.

1. Le raisonnement est corrigé en premier, et seulement pour les candidats qui ont passé toutes les épreuves.
2. Ceux qui le réussissent voient leur épreuve de spécialité corrigée. Tous ceux qui obtiennent au moins 15/30 sont classés selon cette note.
3. En partant du haut de ce classement, un nombre limité de candidats, en principe pas plus de 1,5 fois le nombre de places, voient leur épreuve écrite corrigée et leur admissibilité vérifiée. Dans ce domaine, cela représente environ 447 candidats, plus les éventuels ex aequo au dernier rang retenu.
4. Ceux qui réussissent l’épreuve écrite et sont admissibles sont inscrits sur la liste de réserve, dans l’ordre du classement, jusqu’à ce que les 298 places soient pourvues.

L’épreuve de spécialité est donc la seule note qui compte, et c’est même elle qui décide quels candidats seront vérifiés. Il n’y a pas d’entretien avant la liste. Voir comment l’EPSO note ses épreuves.

L’avis ne publie aucun programme : l’épreuve est « spécifique au domaine ». Ce qui s’en rapproche le plus, c’est l’annexe II, qui sert aussi de référence pour mesurer votre expérience et qui renvoie aux « normes internationales pertinentes ». Lue fonction par fonction, elle annonce des questions sur :

• Le cycle de vie des documents : capture, classement, conservation et sort final, versement aux archives.
• Les instruments de contrôle : plans de classement, schémas de métadonnées, référentiels de conservation et tableaux de gestion.
• La préservation numérique : curation, formats, migrations, exigences des systèmes de gestion des documents.
• La description archivistique : inventaires, instruments de recherche, niveaux de description.
• La sécurité et l’accès : marquages de confidentialité, contrôles d’accès, risques et continuité des activités, traitement des demandes d’accès aux documents.

Les références internationales habituelles pour ces fonctions sont la norme ISO 15489 sur la gestion des documents d’activité, la norme ISAD(G) sur la description archivistique et le modèle de référence OAIS (ISO 14721) pour la préservation numérique. Pour le contexte de l’UE, deux textes méritent d’être connus, même si l’avis ne les cite pas : le règlement (CE) nº 1049/2001, relatif à l’accès du public aux documents des institutions, et le règlement (CEE, Euratom) nº 354/83, sur l’ouverture au public des archives historiques des institutions.

1. Vérifiez votre admissibilité dès maintenant. Si votre diplôme est en droit, gestion, linguistique ou sciences sociales, rassemblez les preuves de votre spécialisation en archives ou en gestion des documents : relevé de notes, ECTS ou mémoire. Comptez vos années d’expérience à partir de la date du diplôme sur lequel vous vous appuyez, et demandez l’attestation indiquant la durée normale du programme. Les pièces sont à remettre au plus tard le 11 mars 2027, mais une lacune découverte à ce moment-là ne pourra plus être comblée.
2. Ne sous-estimez pas le raisonnement. Il suffit d’atteindre le seuil, mais il vient en premier. Le numérique et l’abstrait partagent un seul seuil : un bon abstrait peut compenser un numérique faible.
3. Consacrez l’essentiel de votre temps à l’épreuve de spécialité, dans votre langue 2, en couvrant les deux versants du domaine : les documents courants d’une organisation et les archives historiques.
4. Apprenez le vocabulaire dans votre deuxième langue. Des termes comme référentiel de conservation, instrument de recherche ou tableau de gestion apparaîtront dans cette langue.
5. Habituez-vous à l’écran. Les épreuves de l’EPSO se passent sur TAO, avec une calculatrice et un bloc-notes à l’écran ; le papier est interdit.
6. N’attendez pas le dernier jour pour postuler. La date limite est le 11 novembre 2026 à 12 h, heure de Bruxelles, et la copie de la pièce d’identité doit être téléversée dans le même délai.