EPSO AST3 in gestione di atti e archivi: EPSO/AST/158/26

Il concorso EPSO/AST/158/26, pubblicato il 6 ottobre 2026 (Gazzetta ufficiale C/2026/4963), serve a costituire elenchi di riserva di assistenti di grado AST3 in tre settori. Il settore 3 è gestione di atti e archivi, con 298 posti; gli altri sono dati e statistica, con 423, e biblioteconomia, con 243. Puoi candidarti per un solo settore. La guida all’intero concorso spiega ciò che i tre hanno in comune.

L’allegato II del bando, «Mansioni tipiche», elenca 12 funzioni, svolte «in linea con le pertinenti norme internazionali» e sotto la supervisione degli amministratori. Raggruppate, seguono un documento dalla sua creazione fino all’archivio:

Oltre alla cittadinanza dell’UE e a due lingue dell’UE (una a livello C1, un’altra a livello B2), all’11 novembre 2026 devi soddisfare uno di questi due percorsi:

• Studi post-secondari di almeno due anni con un diploma in un ambito ammesso, seguiti da almeno tre anni di esperienza pertinente acquisita dopo quel diploma. Vale anche un diploma post-laurea o un master in un ambito ammesso, conseguito dopo una laurea in qualsiasi materia.
• Istruzione secondaria che dà accesso agli studi post-secondari, seguita da almeno sei anni di esperienza pertinente acquisita dopo il diploma.

Gli ambiti ammessi sono scienze archivistiche o gestione di atti; scienza o gestione delle informazioni o della documentazione; informatica umanistica; storia; e patrimonio culturale o digitale. Vale anche un diploma in studi aziendali, dell’amministrazione o dell’organizzazione, giurisprudenza, linguistica o letteratura, relazioni internazionali o scienze sociali, ma solo se gli studi comprendevano una specializzazione in uno di quei cinque ambiti: una laurea in giurisprudenza da sola non basta, una laurea in giurisprudenza con una specializzazione in archivistica sì.

L’esperienza conta solo se corrisponde alle funzioni dell’allegato II di questo settore, senza un elenco aggiuntivo di ambiti. La gestione documentale in un’azienda o in un’amministrazione conta quanto il lavoro in un archivio storico, se i compiti corrispondono. Se ti basi sul percorso post-secondario, ti serve anche una dichiarazione dell’istituto di istruzione che attesti la durata legale del corso di studi.

Tutte le prove si svolgono a distanza e sotto sorveglianza. Sono invitati tutti i candidati che presentano la candidatura entro il termine.

La prova di specializzazione è specifica di questo settore: circa 80 secondi a domanda, nella tua lingua 2. L’elaborato si valuta sulla comunicazione scritta, non sulle conoscenze. Vedi la guida alle prove di ragionamento e la guida all’EUFTE.

1. Si correggono prima le prove di ragionamento, e solo per i candidati che hanno sostenuto tutte le prove.
2. Per chi le supera si corregge la prova di specializzazione. Chi ottiene almeno 15/30 viene classificato in base a quel punteggio.
3. Partendo dai primi della graduatoria, un numero limitato di candidati, in linea di principio non più di 1,5 volte i posti, ottiene la correzione dell’elaborato e la verifica dell’ammissibilità. In questo settore sono circa 447 candidati, più gli eventuali pari merito all’ultimo posto utile.
4. Chi supera l’elaborato ed è ammissibile entra nell’elenco di riserva, in ordine di graduatoria, fino a coprire i 298 posti.

Quindi la prova di specializzazione è l’unico punteggio che conta, e decide perfino chi arriva alla verifica. Prima dell’elenco non c’è nessun colloquio. Vedi come EPSO valuta le prove.

Il bando non pubblica un programma: la prova è un «test a scelta multipla relativo al settore specifico». Il riferimento più vicino è l’allegato II, che è anche il metro con cui si misura la tua esperienza e che rinvia alle «pertinenti norme internazionali». Letto funzione per funzione, lascia prevedere domande su:

• Il ciclo di vita dei documenti: acquisizione, classificazione, conservazione e scarto, versamento all’archivio.
• Controlli: piani di classificazione, schemi di metadati, massimari di scarto e piani di conservazione.
• Conservazione digitale: curatela, formati, migrazioni, requisiti dei sistemi di gestione documentale.
• Descrizione archivistica: inventari, strumenti di ricerca, livelli di descrizione.
• Sicurezza e accesso: contrassegni di riservatezza, controlli di accesso, rischio e continuità operativa, gestione delle richieste di accesso ai documenti.

I riferimenti internazionali abituali per queste funzioni sono la norma ISO 15489 sulla gestione dei documenti, lo standard ISAD(G) sulla descrizione archivistica e il modello di riferimento OAIS (ISO 14721) per la conservazione digitale. Per il contesto dell’UE conviene conoscere due norme, anche se il bando non le cita: il regolamento (CE) n. 1049/2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni, e il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici delle istituzioni.

1. Verifica subito la tua ammissibilità. Se la tua laurea è in giurisprudenza, economia aziendale, linguistica o scienze sociali, raccogli le prove della tua specializzazione in archivistica o gestione documentale: certificato degli esami, ECTS o tesi. Conta gli anni di esperienza dalla data del diploma su cui ti basi e chiedi la dichiarazione con la durata legale del corso di studi. I documenti vanno presentati entro l’11 marzo 2027, ma una lacuna scoperta a quel punto non si può più colmare.
2. Non sottovalutare il ragionamento. Basta superarlo, ma viene per primo. Numerico e astratto condividono un’unica soglia, quindi un astratto forte può compensare un numerico debole.
3. Dedica la maggior parte del tempo alla prova di specializzazione, nella tua lingua 2, coprendo entrambi i versanti del settore: i documenti correnti di un’organizzazione e gli archivi storici.
4. Impara il lessico nella tua lingua 2. Massimario di scarto, strumento di ricerca o piano di conservazione ti arriveranno in quella lingua.
5. Abituati allo schermo. Le prove EPSO si svolgono su TAO, con calcolatrice e blocco note sullo schermo: la carta non è ammessa.
6. Candidati prima dell’ultimo giorno. La scadenza è l’11 novembre 2026 alle ore 12.00, ora di Bruxelles, ed entro lo stesso termine va caricata anche la copia del documento d’identità.