EPSO AST3 in der Schriftgut- und Archivverwaltung: EPSO/AST/158/26

EPSO/AST/158/26, veröffentlicht am 6. Oktober 2026 (Amtsblatt C/2026/4963), bildet Reservelisten von AST3-Assistenten in drei Fachgebieten. Fachgebiet 3 ist Schriftgut- und Archivverwaltung mit 298 Plätzen; die anderen sind Daten und Statistik mit 423 und Bibliothekswesen mit 243. Sie bewerben sich nur für ein Fachgebiet. Was alle drei gemeinsam haben, steht im Leitfaden zum gesamten Auswahlverfahren.

Anhang II der Bekanntmachung führt 12 typische Aufgaben auf, die „im Einklang mit den einschlägigen internationalen Standards“ und unter der Aufsicht von Administratoren wahrgenommen werden. Gruppiert folgen sie einem Dokument von seiner Entstehung bis ins Archiv:

Neben der Unionsbürgerschaft und zwei EU-Sprachen (eine auf Niveau C1, eine andere auf Niveau B2) brauchen Sie am 11. November 2026 einen von zwei Wegen:

• Eine postsekundäre Ausbildung von mindestens zwei Jahren mit einem Abschluss in einem zugelassenen Bereich und mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung nach diesem Abschluss. Ein Aufbaustudium oder Master in einem zugelassenen Bereich, im Anschluss an einen Bachelor in einer beliebigen Fachrichtung, zählt ebenfalls.
• Eine Sekundarbildung, die zu einer postsekundären Ausbildung berechtigt, und danach mindestens sechs Jahre einschlägige Berufserfahrung.

Zugelassen sind Archivwissenschaft oder Schriftgutverwaltung; Informations- oder Dokumentationswissenschaft oder -management; Digital Humanities; Geschichte; sowie kulturelles oder digitales Erbe. Ein Abschluss in Betriebswirtschaft, Verwaltungs- oder Organisationswissenschaft, Recht, Linguistik oder Literaturwissenschaft, internationalen Beziehungen oder Sozialwissenschaften zählt ebenfalls, aber nur, wenn das Studium einen Schwerpunkt in einem dieser fünf Bereiche hatte: Ein Jurastudium allein reicht nicht, ein Jurastudium mit Schwerpunkt Archivwesen schon.

Die Berufserfahrung zählt nur, wenn sie den Aufgaben aus Anhang II dieses Fachgebiets entspricht, ohne zusätzliche Liste von Gebieten. Schriftgutverwaltung in einem Unternehmen oder einer Verwaltung zählt ebenso wie die Arbeit in einem historischen Archiv, sofern die Aufgaben passen. Stützen Sie sich auf den postsekundären Weg, brauchen Sie außerdem eine Bescheinigung der Bildungseinrichtung über die reguläre Dauer des Studiengangs.

Alle Tests werden aus der Ferne und unter Aufsicht abgelegt. Eingeladen wird jeder, der sich fristgerecht bewirbt.

Der Fachtest ist spezifisch für dieses Fachgebiet: rund 80 Sekunden pro Frage, in Ihrer Sprache 2. Beim Aufsatz wird die schriftliche Kommunikation bewertet, nicht das Wissen. Siehe den Leitfaden zu den Tests zum logischen Denken und den Leitfaden zum EUFTE.

1. Zuerst wird das logische Denken bewertet, und zwar nur bei Bewerbern, die alle Tests abgelegt haben.
2. Bei allen, die es bestehen, wird der Fachtest bewertet. Wer mindestens 15/30 erreicht, kommt nach dieser Punktzahl in eine Rangliste.
3. Für eine begrenzte Zahl von Bewerbern an der Spitze dieser Rangliste, grundsätzlich höchstens das 1,5-Fache der Plätze, wird der Aufsatz bewertet und die Zulassung geprüft. In diesem Fachgebiet sind das rund 447 Bewerber, dazu etwaige Punktgleiche an der Grenze.
4. Wer den Aufsatz besteht und die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt, kommt in der Reihenfolge der Rangliste auf die Reserveliste, bis die 298 Plätze besetzt sind.

Der Fachtest ist also die einzige Punktzahl, die zählt, und er entscheidet schon darüber, wer überhaupt geprüft wird. Vor der Liste gibt es kein Auswahlgespräch. Siehe Wie EPSO seine Tests bewertet.

Die Bekanntmachung enthält keinen Stoffplan: Der Test „bezieht sich auf das gewählte Fachgebiet“. Am nächsten kommt einem Stoffplan Anhang II, an dem auch Ihre Berufserfahrung gemessen wird und der auf die „einschlägigen internationalen Standards“ verweist. Aufgabe für Aufgabe gelesen, lässt er Fragen zu diesen Themen erwarten:

• Der Lebenszyklus des Schriftguts: Erfassung, Klassifikation, Aufbewahrung und Aussonderung, Abgabe an das Archiv.
• Ordnungsinstrumente: Aktenpläne, Metadatenschemata, Fristenkataloge und Aussonderungsvorgaben.
• Digitale Langzeitarchivierung: Pflege, Formate, Migrationen, die Anforderungen an Systeme der Schriftgutverwaltung.
• Archivische Erschließung: Verzeichnisse, Findmittel, Erschließungsstufen.
• Sicherheit und Zugang: Vertraulichkeitsvermerke, Zugangskontrollen, Risiko und Betriebskontinuität, Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten.

Die üblichen internationalen Bezugspunkte für diese Aufgaben sind die Norm ISO 15489 zur Schriftgutverwaltung, der Standard ISAD(G) zur archivischen Erschließung und das Referenzmodell OAIS (ISO 14721) für die digitale Langzeitarchivierung. Für den EU-Kontext lohnt es sich, zwei Vorschriften zu kennen, auch wenn die Bekanntmachung sie nicht nennt: die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der Organe und die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 über die Freigabe der historischen Archive der Organe für die Öffentlichkeit.

1. Prüfen Sie jetzt Ihre Zulassung. Haben Sie einen Abschluss in Recht, Betriebswirtschaft, Linguistik oder Sozialwissenschaften, sammeln Sie die Nachweise für Ihren Schwerpunkt in Archivwesen oder Schriftgutverwaltung: Notenauszug, ECTS oder Abschlussarbeit. Zählen Sie Ihre Jahre Berufserfahrung ab dem Datum des Abschlusses, auf den Sie sich stützen, und fordern Sie die Bescheinigung über die reguläre Dauer des Studiengangs an. Die Unterlagen sind bis zum 11. März 2027 fällig, aber eine Lücke, die dann auffällt, lässt sich nicht mehr schließen.
2. Unterschätzen Sie das logische Denken nicht. Sie müssen es nur bestehen, aber es kommt zuerst. Zahlenlogisch und abstrakt teilen sich eine Mindestpunktzahl: Ein starkes Ergebnis im abstrakten Test kann ein schwaches im zahlenlogischen ausgleichen.
3. Stecken Sie die meiste Zeit in den Fachtest, in Ihrer Sprache 2, und decken Sie beide Seiten des Fachgebiets ab: das laufende Schriftgut einer Organisation und die historischen Archive.
4. Lernen Sie das Vokabular in Ihrer Sprache 2. Fristenkatalog, Findmittel oder Aussonderungsvorgabe begegnen Ihnen in dieser Sprache.
5. Gewöhnen Sie sich an den Bildschirm. Die EPSO-Tests laufen auf TAO, mit einem Taschenrechner auf dem Bildschirm und einem digitalen Notizblock; Papier ist nicht erlaubt.
6. Bewerben Sie sich nicht erst am letzten Tag. Die Frist endet am 11. November 2026 um 12:00 Uhr Brüsseler Zeit, und bis dahin muss auch die Kopie Ihres Ausweises hochgeladen sein.